Учет основных средств в учреждениях государственного сектора на практических примерах в ПП «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

В настоящий момент Минфин уже разработал и утвердил 5 федеральных стандартов для организаций госсектора, которые вступят в силу с 1 января 2018 года. Одним из утвержденных стандартов является «Основные средства», который устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету активов, классифицируемых как основные средства, и содержит принципиально новые положения в отношении амортизации объектов ОС.

В связи с изменениями, которые вносит данный стандарт, рекомендуется привести в порядок учет основных средств и подготовить базу. Так как в январе практически не будет времени на «перестройку» учета и все будут заняты составлением годовой отчетности, нужно начать готовиться уже сейчас, таким образом упростив себе работу в дальнейшем. Для этого на последних релизах (версиях конфигурации) был выпущен ряд инструментов, которые позволяют облегчить работу пользователей и подготовить базу к изменениям, внесенным новым стандартом.

Подготовку базы рекомендуется начать с приведения в порядок регистра бухгалтерского учета «Инвентарная карточка учета нефинансовых активов». Согласно п. 54 инструкции № 157 аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках, которые открываются ко всем объектам основных средств, стоимостью более 3000 рублей, и за исключением объектов библиотечного фонда. Инвентарная карточка учета основного средства открывается на каждый объект. Если ведется групповой учет, то необходимо открывать одну карточку на группу объектов.

Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52 н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» внес значительные изменения в данный регистр в части необходимости заполнения исторических данных основного средства, которые не требовались ранее. Кроме того, обязательным реквизитом стал номер инвентарной карточки, из-за отсутствия которого, при печати инвентарной карточки, выходит сообщение: «Инвентарная карточка не открыта» (Рис.1).

Чтобы включить автоматическую нумерацию инвентарных карточек, следует установить флаг «Автоматическая нумерация инвентарных карточек» в настройке параметров учета (Администрирование → Настройка параметров учета → ОС, НМА, НПА) (Рис.2).

Для того, чтобы привести в соответствие данный регистр и автоматически пронумеровать инвентарные карточки предназначена обработка «Управление номерами инвентарных карточек», которая находится в разделе (ОС, НМА, НПА → Сервис) (Рис.3).

Помощник «Управление номерами инвентарных карточек» позволяет:

• проверить корректность номеров – на одинаковую длину и одинаковые префиксы;
• отредактировать имеющиеся номера инвентарных карточек (изменить длину номеров, перенумеровать инвентарные карточки или изменить номера вручную);
• пронумеровать инвентарные карточки для принятых к учету объектов ОС, НМА, НПА, по которым номера инвентарных карточек не заданы;

Чтобы проверить наличие номеров инвентарных карточек, необходимо заполнить табличную часть обработки основными средствами. Это можно сделать, воспользовавшись подбором или автоматически, с применением отборов в правой части помощника (Рис. 4).

Если у основных средств отсутствуют номера инвентарных карточек, необходимо их установить с помощью кнопки «Пронумеровать». Нумерация может производиться с последнего номера инвентарной карточки или с указанного вручную, также есть возможность установить длину нового номера. Когда нумерация будет завершена, требуется нажать на кнопку «Создать документ» (Рис.5).

Данная обработка автоматически создаст документ «Изменение данных ОС, НМА, НПА» с измененными номерами инвентарных карточек. Для сохранения данных необходимо провести документ (Рис. 6).

Этот документ можно найти в разделе ОС, НМА, НПА → Сведения об объектах → Изменение данных ОС, НМА, и НПА.

Для корректного учета объектов основных средств в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» следует привести в соответствие присвоенные им инвентарные номера. Согласно п. 46 инструкции № 157 каждому объекту основного средства (за исключением объектов, стоимостью менее 3000 рублей и библиотечного фонда) присваивается инвентарный номер и сохраняется за ним на весь период, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации.

Для автоматизации процесса присвоения номера в программе можно создать шаблон, по которому заполняются инвентарные номера основных средств, который расположен в разделе ОС, НМА, НПА → См. также → Шаблоны формирования инвентарных номеров (Рис. 7).

С помощью команды «Создать» создаём шаблон формирования инвентарных номеров. Отметим, что учреждение вправе самостоятельно разработать свою структуру инвентарных номеров и прописать ее в учетной политике. В форме шаблона указывается длина номера и реквизиты, из которых он будет состоять, например, на Рис.8 представлена структуры шаблона, состоящего из кода синтетического счета, аналитического счета и порядкового номера.

Таким образом, при принятии к учету основного средства, после заполнения данных о счете учета, стоимости, амортизации и т. д. инвентарный номер будет сформирована автоматически, в соответствии со структурой в шаблоне (Рис.9).

В этом случае будет сформирован следующий инвентарный номер: (Рис. 10)

Для корректного формирования учетных регистров по основным средствам требуются документы, в которых могла бы храниться информация в виде остатков по нефинансовым активам. Таким документом до недавнего времени был «(устарел) Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА». Он позволял вносить данные о проведенных ремонтах, модернизации, переоценке основных средств, но с внесением изменений в инструкцию 52н, этих данных стало недостаточно для корректного формирования инвентарной карточки.

Начиная с версии конфигурации 2.0.50 для документа «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА», появилась возможность редактирования документа-агрегатора. Данный документ позволяет «собрать» все документы ввода начальных остатков и истории основных средств в один документ. То есть, если понадобиться исправить сведения об объектах, которые содержаться в нескольких документах (например, при свертке базы сведения об ОС содержаться в нескольких документах «Корректировка (записей) регистров)», то с помощью обработки «помощник объединения» их можно будет объединить в один документ «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА» (Рис. 11). Таким образом, достаточно будет внести изменения только в один документ.

Для создания документа «Ввод начальных остатков ОС, НМА, НПА» необходимо перейти в раздел Администрирование → Начальные остатки → Помощник ввода начальных остатков (Рис. 12).