Форматирование документа, часть 2: перемещение по документу, режим вставки и замены и разрывы страниц

В данной статье речь пойдет о различных способах перемещения по документу, а также об использовании режима вставки и замены и различных типах разрывов, применяемых в документе. Статья будет полезна широкому кругу пользователей, желающих расширить свои знания в области форматирования документов в Microsoft Word 2010.

Навигация по документу, состоит из перемещения по странице, переходов к началу и концу документа, к определенной странице и т.д. Все при работе с документов используют перемещения, но не все знают весь доступный спектр способов перемещения. А это приводит к тому, что зачастую используется не самый удобный для определенного пользователя способ навигации (ведь все мы функционально разные: физиологически и психологически, несмотря на общую анатомию). В данном случае нужно ознакомиться со всеми возможными и выбрать оптимальный для себя.

Перемещение при помощи полос прокрутки, отлично подходит как для плавного, так и для быстрого перемещения к нужному месту в документе. Чтобы быстро и плавно переместиться по документу (к определенной странице) при помощи полос прокрутки, сделайте следующее:

1. Поместите курсор на ползунке (бегунке) полосы прокрутки;
2. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, а затем переместите ползунок вверх или вниз;
3. Достигнув нужного места документа, отпустите левую кнопку мыши

1. Щелкайте мышью выше или ниже ползунка, в любом участке полосы прокрутки. Вы также можете, нажав и удерживая левую кнопку мыши, подождать пока ползунок достигнет места расположение курсора на полосе прокрутки, а затем, опять нажав и удерживая левую кнопку мыши, увидеть какой страницы вы достигли (и названия главы или раздела)

Для пошагового (медленного) перемещения сделайте следующее:

1. Щелкните по кнопке прокрутки, расположенной в конце каждой из полос прокрутки: со стрелочкой вверх – для перемещения вверх, со стрелочкой вниз – для перемещения вниз. Также, для целей быстрой прокрутки, можно нажать и удерживать кнопку – так вы сможете перемещаться быстрее, но при этом достаточно медленно, чтобы, например, не пропустить нужный абзац или орфографическую ошибку

Рисунок 1. Перемещение средствами полос прокрутки

Чтобы быстро переместиться на расстояние, эквивалентное одному экрану монитора, сделайте следующее:

1. Поместите курсор ввода текста в нужном месте страницы (например, вверху);

• <Page Up> – для перемещения на экран вверх;
• <Page Down> – для перемещения на экран вниз

Чтобы быстро перейти в начало страницы, сделайте следующее:

1. Нажмите комбинации клавиш:

• <Ctrl+Page Up> — для перемещения в начало данной страницы;
• <Ctrl+Page Down> — для перемещения в начало следующей страницы

Когда вы заканчиваете работу над большим документом, вам часто бывает нужным быстро перейти в начало или конец документа. Например, если вы пишете курсовую работу, вам нужно быстро переместиться в начало, чтобы отредактировать оглавление и титульный лист, и вниз – чтобы отредактировать список литературы и примечания. Для быстрого перехода в начало/конец документа сделайте следующее:

1. Нажмите комбинации клавиш:

• <Ctrl+Home> — для перехода в начало документа;
• <Ctrl+End> — для перехода в конец документа

Более быстрый и удобный способ перехода в начало/конец документа и придумать сложно.

При работе с большими документами, которые содержат множество страниц, для быстрого перехода к нужной странице удобно использовать переход при помощи окна «Найти и заменить» (работа с данным окном уже затрагивалась в статье «Перенос по слогам поиск и замена»). Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Главная»;
2. В группе «Редактирование» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Найти»;
3. В открывшемся меню выберите пункт «Перейти»;
4. В открывшемся окне «Найти и заменить» в поле «Введите номер страницы» введите нужный номер и нажмите кнопку «Далее» (переход можно осуществлять и к другим объектам – разделу, строке, закладке и т.д.);
5. Для закрытия окна нажмите кнопку «Закрыть»

1. Нажмите клавишу <F5> — откроется окно «Найти и заменить»;
2. Дальше действуйте согласно вышеуказанной инструкции

1. Нажмите кнопку «Выбор объекта перехода» в нижнем правом углу, сразу за полосой прокрутки (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Alt+Home>);
2. В открывшемся меню выберите «Перейти» — откроется окно «Найти и заменить» на вкладке «Перейти»;
3. Дальше действуйте согласно вышеуказанной инструкции

Рисунок 2. Меню кнопки «Выбор объекта перехода»

1. Откройте окно «Найти и заменить» одним из вышеуказанных способов;
2. Откройте вкладку «Перейти»;
3. В поле «Введите номер страницы» введите число страниц для перехода следующим образом:

• Для перехода вперед открытой на данный момент страницы, перед номером ставим знак плюса (+);
• Для перехода назад – ставим знак минуса (-)

Другими словами, набрав «+10» вы зададите переход на десять страниц вперед.

Рисунок 3. Переход на заданное число страниц вперед/назад

Когда редактируется большой документ, зачастую, во время чтения и поиска ошибок, пользователям свойственно заходить далеко вперед, при этом курсор ввода текста может «отстать» не на один десяток страниц. При этом очень сложно найти в большом документе местонахождение курсора, в итоге пользователь не может точно определить место последнего редактирования документа, что чревато пропуском ошибок. Чтобы этого избежать и быстро найти местоположение курсора (и, соответственно, последнего редактирования), сделайте следующее:

1. Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F5>

Если вы предпочитаете использовать для перемещения по документу клавиши со стрелочками, но при этом хотите чтобы курсор ввода текста перемещался синхронно с перемещением по страницам, а не оставался в исходном положении, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Файл»;
2. Перейдите к вкладке «Параметры», а затем в открывшемся окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно»;
3. В группе «Параметры правки» включите пункт «Перемещение курсора»

В процессе редактирования текста, вновь вводимые символы смещают уже введенные вправо. Так работает режим вставки, заданный по умолчанию и используемый в большинстве случаев. Напротив, режим замены используется в случаях, когда режим вставки становится неуместным, ввиду его свойства изменять отформатированные строки. Режим замены не использует смещение вправо, он просто заменяет уже введенные символы, вновь вводимыми (автоматически удаляет введенный символ, помещая на его место новый). Чтобы включить режим замены, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Файл»;
2. Перейдите к вкладке «Параметры», затем в окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно»;
3. В группе «Параметры правки» включите пункт «Использовать режим замены» и нажмите кнопку «ОК»

Переход в режим вставки или замены можно сделать максимально быстрым, для чего будет требоваться всего одно нажатие клавиши <Insert> (или <INS>). Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Файл»;
2. Перейдите к вкладке «Параметры», затем в окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно»;
3. В группе «Параметры правки» включите пункт «Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и замены» и нажмите кнопку «ОК»

Рисунок 4. Включение функциональной клавиши <Insert> для перехода в режим вставки/замены

Настолько же быстро перейти в режим вставки/замены можно, используя строку состояния. Для этого сделайте следующее:

• На строке состояния нажмите кнопку «Вставка» для перехода в режим замены. При этом кнопка изменит название на «Замена». Для перехода в режим вставки – нажмите кнопку «Замена», она соответственно, примет название «Вставка».

Если же кнопка «Вставка» или «Замена» не отображается в строке состояния, сделайте следующее:

1. Щелкните правой кнопкой в строке состояния;
2. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Замена» (кнопка вставки/замены появится в строке состояния, сразу за кнопкой выбора языка)

Рисунок 5. Включение отображения кнопки «Вставка/Замена» на строке состояния

Чтобы избежать утомительных многократных и однообразных действий, например вставки фрагментов текста, можно применять команду «Повтор действия». Для этого, после выполненного действия достаточно нажать клавишу <F4>, и повторить это требуемое число раз.

Подавляющее большинство пользователей для перехода на следующую строку или страницу, предпочитают пользоваться клавишей <Enter>, и в итоге создают массу ненужных абзацев, что, безусловно, неправильно. Ведь задавать разрывы (строк, страниц, разделов) нужно программными средствами – их мы и рассмотрим по порядку.

Чтобы создать новую строку текущего абзаца, мы чаще всего используем клавишу ввода, и тем самым создаем новую строку уже нового абзаца. Для того же, чтобы сделать «мягкий» переход, не создавая лишний абзац, сделайте следующее:

1. Поместите курсор текста в конце последнего слова, за которым должна быть добавлена новая строка;
2. Нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>

Количество страниц в документе Word практически неограниченно. То есть, когда вы набираете текст, который уже выходит за рамки текущей страницы – просто добавляется новая страница. Но когда необходимо осуществить переход на новую страницу, не дожидаясь ее заполнения и не используя многократное нажатие клавиши ввода (чреватое лишними абзацами), нужно использовать разрыв страницы. Так часто делают при написании курсовых и дипломных работ, когда по окончании главы или раздела добавляется разрыв страницы (разумеется, речь идет о правильно оформленных работах). Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Разметка страницы»;
2. В группе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Разрывы»;
3. В открывшемся меню выберите пункт «Страница». После этого текст, расположенный после курсора переместится на новую страницу

1. Поместите курсор в месте будущего перехода;
2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>

Подобно переносу строк, можно осуществлять разрыв колонки, чтобы в произвольном месте осуществить переход в другой столбец. Для этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Разметка страницы»;
2. Поместите курсор в месте будущего разрыва колонки;
3. В группе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Разрывы» и в открывшемся меню выберите пункт «Столбец»

Раздел, как самостоятельная структура документа подразумевает различные способы разрыва страниц. Чтобы создать новый раздел, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Разметка страницы»;
2. Поместите курсор в месте будущего перехода;
3. В группе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Разрывы» и в группе «Разрывы разделов» выберите следующие пункты:

• «Следующая страница» — для того чтобы новый раздел начинался с новой страницы (для большинства документов – в том числе курсовых и дипломных работ);
• «Текущая страница» — для начала нового раздела на текущей странице (для отчетов, лабораторных работ);
• «Четная страница» — для начала нового раздела с четной страницы (удобно для написания книг, когда новый раздел предваряется страницей с кратким описанием содержимого раздела или графической страницей);
• «Нечетная страница» — для начала нового раздела с нечетной страницы

Рисунок 6. Меню кнопки «Разрывы»

Для удаления разрыва, поместите курсор в месте разрыва (рядом с линией разрыва) и нажмите клавишу <Delete> или <Backspace>.

В данной статье речь шла о том, как быстро и точно добраться до нужного места в документе. Об использовании различных по величине шагов для перехода – на строку, страницу, экран, раздел или целый документ. Также затронут вопрос использования режима вставки и замены. Кроме того даны подробные рекомендации по применению разрывов в документе.